Nie wieder Termine verpassen: Das System für Eltern

Es ist mir vor wenigen Monaten passiert – kurz bevor die Idee zu SchulPilot entstand. Ein Dienstagabend, 19:30 Uhr. Ich saß entspannt auf der Couch, als die WhatsApp-Nachricht einer anderen Mutter aufleuchtete: "Bist du schon unterwegs?"

Mein Herz rutschte mir in die Hose. Der Elternabend. Der wichtige, bei dem die Klassenfahrt besprochen werden sollte. Ich hatte ihn nicht nur vergessen – er existierte in meinem Kopf schlichtweg nicht. Ich raste los, kam 20 Minuten zu spät, schwitzend und mit diesem schrecklichen Gefühl, mein Leben nicht im Griff zu haben.

Kennst du diesen Moment? Den Panik-Moment, wenn du merkst, dass du den Kuchenverkauf vergessen hast? Oder noch schlimmer: Dass dein Kind heute eine Mathearbeit schreibt und ihr nicht geübt habt, weil du dachtest, die wäre erst nächste Woche?

Als Vater von zwei Kindern weiß ich: Das Problem bist nicht du. Du bist nicht vergesslich oder unzuverlässig. Das Problem ist dein System.

Der Schulalltag produziert eine Flut an Terminen: Elternabende, Schulfeste, Wandertage, Prüfungstermine, Abgabefristen für Gelder. Wenn wir versuchen, das alles im Kopf zu behalten ("Mental Load"), müssen wir scheitern. Unser Gehirn ist dafür gemacht, Probleme zu lösen, nicht um als Kalender zu dienen.

Ich habe nach meinem Elternabend-Desaster ein System entwickelt, das sicherstellt, dass mir so etwas nie wieder passiert. Es besteht aus drei einfachen Schritten und einer goldenen Routine.

Schritt 1: Die "Sofort-Eintragen"-Regel

Der größte Feind der Zuverlässigkeit ist der Satz: "Das merke ich mir, das trag ich später ein." Nein, tust du nicht. Später kommen drei Anrufe, zwei streitende Kinder und ein überkochender Topf dazwischen.

Meine eiserne Regel lautet: Wenn ein Termin reinkommt, wird er sofort fixiert. Noch während ich den Elternbrief lese oder die E-Mail öffne, wandert der Termin in mein System. Nicht in 5 Minuten, nicht heute Abend. Jetzt. Das dauert 10 Sekunden, spart mir aber wochenlanges schlechtes Gewissen.

Schritt 2: Ein zentraler Ort (Die "Source of Truth")

Früher hatten wir Termine überall: Ein Wandkalender in der Küche, mein Outlook-Kalender für die Arbeit, Zettel am Kühlschrank. Das Chaos war vorprogrammiert.

Ein funktionierendes System braucht eine "Single Source of Truth" – eine einzige Wahrheit. Für Familien ist ein geteilter digitaler Kalender fast unumgänglich. Warum? Weil ein Wandkalender dich nicht anpiepst, wenn du im Büro sitzt und vergessen hast, dass du das Kind heute früher abholen musst.

Egal ob du Google Calendar, Apple Kalender oder eine spezialisierte App nutzt: Sorge dafür, dass alle Termine (Schule, Privat, Job) an einem Ort sichtbar sind. Nur so vermeidest du Kollisionen.

Schritt 3: Die Trennung von "Termin" und "Aufgabe"

Hier scheitern die meisten analogen Kalender.

• Der Termin: "Mathe-Arbeit am 24.11."


• Die Aufgabe: "Mathe üben" (muss vorher passieren).

Wenn im Kalender nur der Prüfungstermin steht, bist du am Abend vorher überrascht. Ein gutes System muss dich rechtzeitig erinnern. Ich trage Prüfungstermine deshalb immer mit einem Vorlauf ein oder nutze Tools, die das automatisch machen.

Die Magie: Der 5-Minuten-Sonntags-Check

Das Herzstück meines Systems ist aber keine App und kein Kalender. Es ist eine Gewohnheit. Ich nenne sie den 5-Minuten-Sonntags-Check.

Jeden Sonntagabend, wenn die Kinder im Bett sind, nehme ich mir eine Tasse Tee und genau 5 Minuten Zeit für drei Fragen:

1. Der Rückblick: Ist aus der letzten Woche noch etwas offen geblieben (z.B. ein nicht unterschriebener Test)?


2. Der Ausblick: Was steht nächste Woche an? (Hier sehe ich: "Oh, Dienstag ist Wandertag – wir brauchen Proviant!").


3. Der Ranzen-Scan: Ein kurzer Blick in die Schulranzen. Lauert da noch ein Elternbrief in der Tiefe?

Diese 5 Minuten retten meine gesamte Woche. Ich starte am Montagmorgen nicht mit Stress ("Habe ich was vergessen?"), sondern mit der absoluten Gewissheit: Ich habe alles auf dem Schirm.

Warum ich dafür eine App gebaut habe

Ich habe dieses System jahrelang mit verschiedenen Kalendern und To-Do-Listen jongliert. Aber eines hat mich immer gestört: Normale Kalender verstehen "Schule" nicht. Sie wissen nicht, dass eine "Mathe-Arbeit" auch bedeutet, dass man den Notenschnitt im Auge behalten muss.

Deshalb ist SchulPilot entstanden.

Es ist die digitale Umsetzung dieses Systems – speziell für Eltern.

• Du trägst den Termin ein ("Mathe-Arbeit").


• Die App erinnert dich nicht nur an den Termin, sondern fragt später auch nach der Note.


• Du siehst sofort, wie sich dieser Termin auf den Schnitt auswirkt.


• Und vor allem: Du hast beide Kinder in einer Übersicht.

Egal ob du es analog mit einem Wandkalender machst oder digital: Baue dir dein System. Verlasse dich nicht auf dein Gehirn. Dein Kopf ist zu wertvoll für Termine – er sollte frei sein für deine Kinder.

Wie organisierst du dich aktuell? Bist du Team "Wandkalender" oder Team "Digital"?

Wenn du Lust hast, dein Termin-Chaos endgültig zu beenden und den Sonntags-Check so einfach wie möglich zu machen: Lies jetzt, wie du dein System mit SchulPilot aufbaust und starte stressfrei in die nächste Woche.